Wie GOLDBECK die digitale Bemusterung neu aufgesetzt hat
Wer in einem großen Unternehmen Bemusterung über verschiedene Standorte, Teams und Gebäudetypen hinweg organisiert, braucht mehr als funktionierende Einzeltools. GOLDBECK hatte früh erkannt, dass PowerPoint- und Excel-Strukturen den steigenden Anforderungen an Produktdaten, Transparenz und Standardisierung nicht mehr gerecht werden. Gesucht war deshalb nicht einfach eine Software, sondern eine belastbare digitale Grundlage, um Prozesse, Wissensvermittlung und Bemusterungslogik neu aufzusetzen. Mit PROPSTER entstand daraus ein gemeinsames Projekt, das zeigt, wie ein europaweit tätiges Bau- und Dienstleistungsunternehmen die Bemusterung strategisch weiterentwickelt, und warum zentrale Datenhaltung dabei zum entscheidenden Hebel wird.
Unser Kollege aus dem Marketing, Aleks Gavric, und Co-Founder, Andreas Quast haben darüber mit Melanie Sulewski, Produktmanagerin für Bürogebäude bei GOLDBECK, und Anita Vossieck, Innenarchitektin aus dem Kundenforum und der Bemusterung gesprochen. Im Interview geht es um den Weg von dezentral gepflegten Daten hin zu einer einheitlichen Struktur, und um eine Zusammenarbeit, die aus Sicht von GOLDBECK nicht nur fachlich, sondern auch im Miteinander überzeugt hat.
ALEKS: Was ist euer beruflicher und akademischer Hintergrund und welche fachliche Rolle habt ihr bei GOLDBECK?
ANITA: Ich habe Innenarchitektur in Rosenheim studiert und bin direkt nach meinem Studium zu GOLDBECK gekommen. Heute verantworte ich in Bielefeld das Kundenforum und betreue unsere große Bemusterungsbibliothek mit über 5.000 Handmustern. Zusätzlich begleite ich die Bemusterungen in der Regionalgesellschaft Nord, also von Kiel bis Kassel, und bin bei Kundenterminen dabei, wenn wir unsere Gebäudetypen vorstellen, etwa Hallen, Parkhäuser, Bürogebäude oder Wohngebäude.
Seit rund drei Jahren gehört auch die Innenarchitektur zu meinem Aufgabenbereich. In diesem Zusammenhang war ich zudem in die Entwicklung des Bemusterungsmanagers eingebunden und konnte meine Erfahrung rund um Materialien und Produktdaten einbringen. Die Grundlage dafür war unsere bestehende Datenbasis, mit der wir zuvor gearbeitet haben.
MELANIE: Nach meinem Architekturstudium habe ich zunächst in Architekturbüros gearbeitet, bevor ich vor fast 16 Jahren zu GOLDBECK gekommen bin. Hier war ich zuerst als Architektin tätig, später als leitende Architektin für Großbüroprojekte in der Regionalgesellschaft Nord. Danach bin ich in den Vertrieb gewechselt, zunächst für Bürogebäude, später auch für Wohngebäude. Seit 2021 bin ich Produktmanagerin für Bürogebäude bei GOLDBECK.
Bei GOLDBECK sprechen wir von „Produkten“, wenn wir unsere Gebäudetypen meinen. Dazu gehören Logistik- und Industriehallen, Parkhäuser, Büro- und Schulgebäude, Sporthallen, Rettungs- und Sicherheitsgebäude sowie Wohngebäude. Darüber hinaus engagiert sich GOLDBECK im Geschäftsfeld des Baus von Data Centern. Revitalisierungen sowie gebäudenahe Serviceleistungen vervollständigen das Spektrum.
Warum GOLDBECK das Thema Bemusterung neu gedacht hat
ALEKS: Wie seid ihr erstmals auf PROPSTER aufmerksam geworden und was war letztlich ausschlaggebend für die Einführung?
MELANIE: Ausgangspunkt war für uns der Wunsch, im Bereich der Bemusterung noch professioneller und digitaler zu werden. In dem bisherigen Format konnten wir viele Dinge nicht mehr sinnvoll abbilden, etwa Datenblätter, EPDs oder weitere produktspezifische Informationen.
Deshalb haben wir entschieden, das Thema grundsätzlich neu anzugehen. GOLDBECK hat dafür ein eigenes Innovationsteam, das gezielt Unternehmen und Start-ups scoutet. PROPSTER war eines davon.
Im weiteren Verlauf haben wir verschiedene Anbieter miteinander verglichen und die Auswahl schrittweise eingegrenzt. Für uns war dabei auch klar, dass wir nicht einfach nur ein Tool einführen, sondern unsere internen Prozesse, die Wissensvermittlung, die Transparenz und unsere Arbeitsweise insgesamt neu aufsetzen wollten. Auf dieser Basis haben wir ein neues Lastenheft erstellt und dieses allen relevanten Anbietern vorgestellt, auch PROPSTER.
Ausschlaggebend war am Ende die Flexibilität, die seitens PROPSTER an den Tag gelegt wurde, und zu einem wichtigen Teil auch die beteiligten Personen, die sehr schnell erfasst haben, was wir tatsächlich brauchen.
Danach wurde noch einmal nachgeschärft, sowohl im Leistungsportfolio als auch in der Art, wie die Lösung aufgebaut werden sollte. Genau das hat uns überzeugt. Hinzu kam, dass auch die Zusammenarbeit im Projekt sehr gut funktioniert hat. In solchen Entwicklungsprojekten geht es nicht nur um Funktionen, sondern auch um das Miteinander. Und das hat aus unserer Sicht sehr gut gepasst.
Wo die alte Arbeitsweise an ihre Grenzen gestoßen ist
ALEKS: Wie sah die Bemusterung vor der Einführung konkret aus? Wo lagen die größten Pain Points?
MELANIE: Ein sehr gutes Beispiel ist das Thema Datenblätter. Früher hatten wir im Grunde eine klassische PDF-Bemusterung und zusätzlich häufig noch eine separate Mappe mit sämtlichen Datenblättern. Diese mussten einzeln heruntergeladen, gesammelt, gepflegt und wieder neu zusammengestellt werden. Eine zentrale Datenbank gab es dafür nicht. Das war ein enormer Aufwand.
Ganz praktisch bedeutete das: Wenn man zur Bemusterung gegangen ist, hatte man bereits eine umfangreiche Bemusterungsmappe, ergänzt um zahlreiche Datenblätter. Dann wurde parallel geblättert, sortiert und zusammengeführt. Das war nicht sehr effizient .
Heute ist das anders. Mit dem Bemusterungsmanager können wir Datenblätter direkt über einen Link oder eine hinterlegte Quelle als QR-Code integrieren. Sie sind digital verfügbar, direkt am Produkt verknüpft und für den Kunden mit einem Klick aufrufbar. Das schafft Übersicht, reduziert den Aufwand deutlich und ist gleichzeitig ressourceneffizienter, weil dieser zweite Papierstapel entfällt.
Und: Zertifikate, EPDs oder Kennzeichnungen wie der Blaue Engel spielen heute eine noch größere Rolle. Diese Informationen professionell und strukturiert digital abzubilden, ist ein echter Mehrwert.
ANITA: Heute können wir viele Informationen standardisieren. Bestimmte Werte und Daten sind vordefiniert und lassen sich über Dropdowns auswählen. Das spart Zeit und reduziert Fehler in der Eingabe.
Warum zentrale Datenhaltung für GOLDBECK so entscheidend ist
ALEKS: War die Zentralisierung auch eines der wichtigsten Ziele bei der Einführung?
MELANIE: Ja, absolut. In einem großen Unternehmen wie GOLDBECK ist es essenziell, einen gemeinsamen Nenner zu schaffen, auf den alle zugreifen können. Nur so lassen sich Wissen, Standards und Qualität über Standorte hinweg konsistent halten.
Das schafft Transparenz, spart Aufwand und erhöht die Qualität. Gleichzeitig begegnen wir unseren Kunden heute mit noch mehr Professionalität, weil Strukturen, Layouts und Inhalte einheitlich sind.
Gerade aus Kundensicht ist das entscheidend. Mit einem zentralen digitalen Tool kann ich heute frühere Projekte einsehen und nachvollziehen, was bereits entschieden oder verwendet wurde, bzw. den letzten Stand eines bereits durchgeführten Projekts per Kopie direkt in ein neues Projekt übernehmen und dort weiterarbeiten.
Wie die Einführung organisatorisch ablief
ALEKS: Wie verlief die Einführung organisatorisch? Gab es eine Pilotphase?
MELANIE: Ja, wir hatten eine Pilotphase. Wir haben das Projekt so aufgesetzt, dass die User Stories und Anforderungen gemeinsam mit Vertreterinnen und Vertretern aus den betroffenen Bereichen erarbeitet wurden. Dadurch, dass Anita von Anfang an involviert war, war die Perspektive des Kundenforums und der Bemusterung durchgehend vertreten. Ich selbst konnte ergänzend die Sicht aus Architektur und operativem Geschäft einbringen und habe ebenfalls weitere Kolleginnen und Kollegen hinzugezogen.
Als das Tool einen entsprechenden Reifegrad erreicht hatte, haben wir gezielt Pilotprojekte gesucht. Die Kolleginnen und Kollegen konnten sich mit realen Projekten melden. Am Ende haben wir zwei größere, bewusst unterschiedliche Projekte ausgewählt, die Teams vorab geschult und anschließend das Feedback gesammelt. Diese Rückmeldungen sind noch einmal in die finale Phase vor dem Rollout eingeflossen.
Die Pilotphase war im Dezember 2024 abgeschlossen, der Rollout folgte im März 2025.
Wie die Projektteams das Tool angenommen haben
ALEKS: Wie wurde das System von den Projektteams angenommen?
MELANIE: Das Feedback war insgesamt sehr gut. Besonders interessant war die technische Perspektive. Trotz technischer Schnittstellen zu anderen internen Programmen verlief die Einführung reibungslos. Wenn einmal etwas aufgetreten ist, konnte es schnell und pragmatisch gelöst werden. Ein großer Vorteil war dabei, dass die Ansprechpartner auf PROPSTER-Seite konstant geblieben sind. Dadurch ging kein Wissen verloren, und Themen konnten effizient geklärt werden.
Auch fachlich war das Feedback positiv. Viele Kolleginnen und Kollegen beschreiben die Arbeitsweise im Tool als sehr intuitiv. Intern haben wir immer wieder den Vergleich mit Online-Shopping gezogen: Man stellt sich das zusammen, was man braucht, ergänzt bei Bedarf fehlende Inhalte, löscht aber nicht erst riesige Vorlagedateien, bevor man überhaupt mit der eigentlichen Arbeit beginnt.
Natürlich ist jedes neue Tool zunächst eine Umstellung. Sobald man sich ernsthaft mit dem Tool beschäftigt, stellt sich der positive Aha-Effekt meist schnell ein.
ANITA: Besonders spannend war für uns das Feedback aus dem Bereich Außenanlagen. Für diese Kolleginnen und Kollegen war das Tool komplett neu. Gerade dort war die Rückmeldung aber besonders positiv. Sie arbeiten sehr gern damit und empfinden das System als echte Erleichterung.
Welche Schnittstellen GOLDBECK heute nutzt
ALEKS: Welche Schnittstellen zu bestehenden Systemen nutzt ihr aktuell?
MELANIE: Ein zentraler Vorteil ist, dass Projekte bei uns automatisch über eine Schnittstelle mit allen relevanten Informationen an den Bemusterungsmanager übergeben werden. Das heißt, wir starten nicht mehr mit einem leeren Projekt und müssen Stammdaten manuell anlegen, sondern können direkt loslegen. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Konsistenz.
Hinzu kommt die Rollenzuordnung. Bearbeiten können nur die Personen, die tatsächlich dem jeweiligen Projekt zugeordnet sind. Andere können Projekte grundsätzlich einsehen, sofern sie nicht bewusst eingeschränkt wurden. Das erleichtert die Arbeit mit Vorlagen und stellt gleichzeitig sicher, dass Verantwortlichkeiten klar geregelt sind.
Besonders wertvoll ist für uns aber, dass das System grundsätzlich offen für weitere Schnittstellen, Exporte und Importe ist. In unseren Gesprächen mit PROPSTER gab es bisher nie den Punkt, an dem etwas kategorisch ausgeschlossen wurde. Im Gegenteil: Die technologische Flexibilität war von Anfang an ein wichtiges Entscheidungskriterium und hat sich im Projektverlauf bestätigt.
Wo der größte Nutzen liegt
ALEKS: Bei welchen Gebäudetypen seht ihr den größten Nutzen?
MELANIE: Im Grunde bei allen. Natürlich gibt es Unterschiede im Umfang der Bemusterung. Bei einem Parkhaus ist der Anteil geringer als bei einem Bürogebäude oder einer Schule. Aber grundsätzlich ist das Tool für alle Gebäudetypen relevant – vom Neubau bis zur Revitalisierung.
ANITA: Heute haben wir einen übergreifenden Kategoriebaum aufgebaut, der für alle Gebäudetypen funktioniert. Egal, ob Hallen, Büro-, Schul- oder Wohngebäude, die Logik ist dieselbe. Das macht die Arbeit wesentlich effizienter.
MELANIE: Besonders interessant ist das zum Beispiel im Wohnungsbau mit unseren Fertigbädern, die wir in eigenen Werken produzieren. Diese lassen sich nun zentral als Vorlagen bereitstellen. Wenn Änderungen vorgenommen werden, werden sie zentral gepflegt und stehen allen zur Verfügung.
Wie sich die Pflege von Produkt- und Materialdaten verändert hat
ALEKS: Wie hat sich durch PROPSTER die Verwaltung und Pflege von Produkt- und Materialdaten verändert?
ANITA: Sie ist deutlich einfacher geworden. Wir konnten die Datenpflege auf mehrere Kolleginnen und Kollegen verteilen und klare Zuständigkeiten schaffen. Gleichzeitig können wir heute viel mehr Informationen hinterlegen als früher. Statt Datenblätter manuell einzeln zu pflegen, hinterlegen wir beispielsweise einfach den entsprechenden Link. Das spart Zeit und erhöht die Datenqualität.
ALEKS: Welche Rolle spielt die zentrale Verwaltung dabei?
MELANIE: Eine sehr große. Wenn dieselben Daten an mehreren Stellen lokal gepflegt werden, entsteht fünffacher Aufwand, aber kein einheitlicher Wissensstand. Durch die zentrale Verwaltung haben wir heute klare Verantwortlichkeiten. Es gibt Ansprechpartner für konkrete Produktbereiche, etwa für Feinsteinzeug. Gleichzeitig gibt es zentrale Wege, neue Hinweise oder Probleme aufzunehmen. Wenn jemand zum Beispiel feststellt, dass ein neuer Hersteller interessant sein könnte, landet das gezielt bei der zuständigen Stelle.
Diese klare Zuweisung von Zuständigkeiten hat sich auch im Zuge des Projekts weiter geschärft.
Zeitersparnis: Wo sie spürbar ist und wo man realistisch bleiben muss
ALEKS: Lässt sich beziffern, wie viel Zeit heute im Vergleich zu früher gespart wird?
MELANIE: Das muss man differenziert betrachten. Bei der Datenpflege ist die Zeitersparnis deutlich, weil wir nicht mehr parallel dieselben Daten an vielen Stellen pflegen. Dort ist der Effekt gut nachvollziehbar.
Bei sehr individuellen Projekten muss auch heute noch manuell ergänzt werden. Wer jedoch auf vorhandene Produkte, Vorlagen und frühere Projekte zurückgreifen kann, arbeitet deutlich schneller.
Was wir heute aber definitiv sagen können: Heute startet man viel zielgerichteter mit genau den Inhalten, die tatsächlich benötigt werden. Allein dadurch fällt ein erheblicher Zeitfaktor weg.
ANITA: Besonders viel Zeit sparen wir außerdem bei der Formatierung. Früher mussten neue Kategorien manuell im Inhaltsverzeichnis gepflegt werden. Das läuft heute automatisiert. Gleichzeitig pflegen wir heute deutlich mehr Informationen als früher, etwa zu Nachhaltigkeit oder internen Hinweisen aus anderen Fachbereichen. Das erhöht zwar die Datentiefe, ist aber ein enormer qualitativer Fortschritt.
MELANIE: Auch die Qualität der Vorlagenbasis ist heute eine ganz andere. Wir haben über 19.000 Produkte in der Datenbank. Das verändert die Arbeit grundlegend.
Der Blick nach vorn: Bauherrenplattform, Visualisierung und KI
ALEKS: Wo soll die Reise mit der digitalen Bemusterung aus eurer Sicht weiter hingehen?
MELANIE: Mit der Einführung eines digitalen Tools und der vorhandenen Schnittstellenflexibilität eröffnen sich sehr viele Möglichkeiten für die Weiterentwicklung. Wir arbeiten bei GOLDBECK mit Revit und in Zentralmodellen, sind also auf Modell- und Datenseite bereits sehr weit. Dadurch entsteht die Möglichkeit, weitere Informationen zu verknüpfen, Mengen sauber einzubinden oder auch Visualisierungen stärker in die Prozesse zu integrieren.
Entscheidend ist, dass die technologische Basis dafür vorhanden ist. Wir müssen also nicht zuerst fragen, ob etwas grundsätzlich machbar ist, sondern wie wir es strategisch angehen wollen.
Ein großer Vorteil ist dabei auch das Mindset in der Zusammenarbeit. Andreas und euer Team verstehen nicht nur die technische Seite, sondern auch die baulichen und planerischen Prozesse. Genau diese Kombination war für uns sehr wertvoll und ist aus meiner Sicht auch für die Zukunft entscheidend.
ANDREAS: Ein naheliegender nächster Schritt ist sicherlich die stärkere Einbindung des Bauherrn. Also die Frage, wie man ihm künftig einen digitalen Zugang zu relevanten Dokumenten und Informationen über eine Art Bauherrenplattform ermöglicht.
Welche Rolle KI künftig spielen könnte bei GOLDBECK
ALEKS: Welche Rolle wird KI aus eurer Sicht künftig bei Bemusterung und Entscheidungsprozessen spielen?
MELANIE: Ich bin überzeugt, dass KI eine Rolle spielen wird. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Sie könnte bei der Produktauswahl unterstützen, Visualisierungen erleichtern und Prozesse intelligenter machen. Bei GOLDBECK beschäftigen wir uns intensiv mit dem Thema KI. Es wäre beispielsweise denkbar, aus ausgewählten Produkten automatisiert eine Innenraumansicht zu erzeugen oder Vorschläge für passende Kombinationen zu erhalten.
ANITA: Oder das System erkennt, was bereits ausgewählt wurde, und schlägt ergänzende Produkte vor, die gut dazu passen könnten.
ANDREAS: Man könnte sogar noch weitergehen und aus dem Modell heraus automatisch erkennen lassen, welche Bauteile bemustert werden müssen. Daraus könnte das System dann bereits einen ersten sinnvollen Vorschlag für eine Bemusterung ableiten. Man würde also nicht bei null starten, sondern auf einer intelligent vorbereiteten Grundlage.
MELANIE: Ebenso denkbar wäre, dass KI künftig nicht nur klassische Schnittstellen ergänzt, sondern laufend aktuelle Planstände im Zentralmodell mit Bemusterungsinformationen abgleicht. Oder dass sie je nach gewünschter Stilrichtung, etwa Industrial Style, passende Vorschläge macht. Genau darin liegt großes Potenzial: in der Unterstützung der Erstellung, der Beratung und der visuellen Aufbereitung.
Warum digitale Plattformen in der Wertschöpfungskette unverzichtbar werden
ALEKS: Wie seht ihr allgemein die Rolle von Digitalisierung und Plattformen wie PROPSTER in der gesamten Wertschöpfungskette?
MELANIE: Ich halte ein zentrales, digitales Datenmanagement in der Baubranche inzwischen für unerlässlich. Gebäude dürfen nicht nur bis zur Schlüsselübergabe gedacht werden, sondern über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Gerade im Kontext von Nachhaltigkeit, Ressourcen und digitalen Zwillingen ist das unverzichtbar.
Die Menge an Informationen, die dabei entsteht, lässt sich ohne digitale Systeme kaum noch sinnvoll steuern. Digitalisierung ist deshalb nicht nur ein Effizienzthema, sondern eine grundlegende Voraussetzung, um den Anforderungen der Gegenwart und Zukunft gerecht zu werden.
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