Digitale Prozesse im Mieterausbau: Einblicke aus der Praxis mit apoprojekt

Mieterausbau - Interview mit Viola Ambrosius  apoprojekt

Digitale Bemusterung neu gedacht: Wie apoprojekt mit PROPSTER Prozesse im Mieterausbau optimiert

Wenn es um zukunftsorientierten Mieterausbau geht, zählt apoprojekt zu den Vordenkern der Branche. Mit über 4.400 erfolgreich umgesetzten Projekten steht das Unternehmen für praxisnahe Innovation und digitale Prozessqualität.

Eine treibende Kraft dahinter ist Viola Ambrosius, die seit zweieinhalb Jahren den Aufbau der digitalen Bemusterungsplattform bei apoprojekt verantwortet. In enger Zusammenarbeit mit PROPSTER entstand aus einem klassischen Abstimmungsprozess eine transparente, datenbasierte Lösung – mit klaren Vorteilen für Bauherren, Projektteams und Mieter.

Im Interview spricht Viola Ambrosius über Herausforderungen, Learnings und ihre Vision einer vollständig digitalen Bemusterung im Mieterausbau. Sie zeigt, wie sich durch eine zentral gepflegte Produktdatenbank, intuitive Benutzerführung und transparente Dokumentation echte Effizienzgewinne erzielen lassen – nicht theoretisch, sondern ganz konkret im Projektalltag.

Liebe Frau Ambrosius, bevor wir inhaltlich tiefer einsteigen, würden wir gerne etwas mehr über Sie erfahren, erzählen Sie uns bitte kurz etwas über sich: Was ist Ihre Rolle bei apoprojekt, für welche Themen sind Sie zuständig – und welche fachlichen Schwerpunkte bringen Sie aus der Vergangenheit mit?

Ich bin seit etwa zweieinhalb Jahren bei apoprojekt und verantworte dort den Aufbau unserer digitalen Bemusterungsplattform. Besonders spannend finde ich die Möglichkeit, etwas mitzugestalten, das es so bislang nicht gab, und damit die Digitalisierung in der Baubranchen weiter voranzutreiben. Da es bei Projekten dieser Art bekanntermaßen kein „fertig“ gibt, arbeiten wir gemeinsam mit PROPSTER kontinuierlich an der Weiterentwicklung des Tools.

Zuvor war ich 19 Jahre im Bereich Shop und Marketplace tätig und habe umfassende Erfahrungen mit verschiedenen ERP- und PIM-Systemen gesammelt – insbesondere bei der Umstellung und Implementierung in Unternehmen.

Können Sie uns einen Einblick geben, wie die Produkt- und Material-Auswahlprozesse bei apoprojekt vor dem Einsatz von PROPSTER organisiert waren?

Früher wurden auf Basis haptischer Bemusterungen Übersichten in Word und Excel erstellt. Das war – je nach Größe des Projekts – sehr aufwändig und konnte außerdem zu Informationslücken führen.

Was waren dabei die größten Herausforderungen in der Kommunikation und Abstimmung mit Bauherren und Mietern?

Die größte Herausforderung waren die Überarbeitungsschleifen, die viel Zeit gekostet haben. Seit der Einführung der digitalen Bemusterung ist der Prozess deutlich effizienter. Heute können wir in einer zentralen Umgebung gemeinsam mit den Kunden an den Dokumenten arbeiten – ohne unterschiedliche Versionsstände, Verwechslungen oder versehentliches Überschreiben.

Wie gestaltete sich die Implementierung? Gab es bestimmte interne Anforderungen oder Strukturen, die berücksichtigt werden mussten?

Eine meiner ersten Aufgaben war es, eine Bedarfsanalyse zu erstellen. Dazu habe ich Gespräche mit potenziellen Nutzern geführt, um deren Bedürfnisse und Wünsche an das Bemusterungstool zu erfassen. Gemeinsam mit PROPSTER haben wir anschließend geprüft, was realisierbar ist. Besonders lag uns das Thema Nachhaltigkeit am Herzen. Die Produktdaten sollten um Nachhaltigkeitskriterien ergänzt werden, damit wir gezielt danach filtern können. Das ist gerade im Hinblick auf unseren neuen nachhaltigen Mieterausbau ein großer Vorteil. Außerdem waren uns eine intuitive Benutzeroberfläche und ein einfacher PDF-Export wichtig. 

Wie setzen Sie PROPSTER heute konkret ein – insbesondere im Kontext des Mieterausbaus?

Wir können haptische Bemusterungen – egal, ob es sich um kleine oder große Projekte handelt – heute zügig digital vor- und nachbereiten. Das Tool ermöglicht uns, alle Projekte zentral zu verwalten und Produktdaten auszuwählen.

Welche Rolle spielt der PROPSTER Marketplace für die digitale Verwaltung von Produkten und Materialien und wie ist die Plattform in die Gesamtprozesse integriert?

Der Marketplace ist mit aktuell rund 15.000 Einzelartikeln und etwa 250 Herstellern das Herzstück. Wir pflegen hausintern eine große, kontinuierlich wachsende Produktdatenbank, die laufend aktualisiert wird. Die Datenqualität wird regelmäßig überprüft und optimiert.

In welchen Bereichen können Sie durch den Einsatz von PROPSTER messbare Effizienzgewinne oder qualitative Verbesserungen feststellen und wie sehen diese konkret aus?

Die Materialienzusammenstellung erfolgt nun wesentlich schneller. Zertifikate und andere relevante Dokumente sind mit den Artikeldaten verknüpft und stehen jederzeit zum Download bereit. Die einheitliche Darstellung auf der Benutzeroberfläche und im pdf-Export erleichtert die Arbeit mit dem Tool.

Welche Rückmeldungen erhalten Sie aus dem Projektalltag – sowohl intern als auch von Bauherren oder Mietern?

Die Rückmeldungen sind durchweg positiv. Neben der schnelleren Entscheidungsfindung schätzen unsere Kunden vor allem die Transparenz, weil alle Unterlagen, Termine etc. in der Plattform bereitstehen.

Können Sie bereits eine konkrete Zeitersparnis durch den Einsatz von PROPSTER feststellen? Falls ja, ist diese Effizienzsteigerung auch direkt messbar – etwa im Vergleich zu früheren Projekten ohne digitale Unterstützung?

Aktuell liegen uns noch keine konkreten Zahlen zur Zeitersparnis vor. Aber unsere Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag bestätigen schon jetzt den Mehrwert von PROPSTER.

Sie planen, künftig auch die Auswertung der verbauten Gesamtmassen von Produkten über PROPSTER abzubilden. Welches Ziel verfolgen Sie damit, und welche konkreten Vorteile erhoffen Sie sich durch diese zusätzliche Datentiefe in der Projektabwicklung?

Ziel ist es, Trends beim Design und bei der Ausstattung schneller zu erkennen – ähnlich wie im Einzelhandel, wo man die sogenannten „Renner und Penner“ identifiziert. Zudem geht es um die wirtschaftliche Steuerung: Kenne deine Zahlen.

Das Thema einer 100 % digitalen Bemusterung ist bereits aufgekommen. Wie schätzen Sie die aktuelle Bereitschaft der Bauherren ein, diesen vollständig digitalen Weg gemeinsam zu gehen?

Ich halte die Bauherren für durchaus offen für digitale Lösungen – insbesondere, wenn sie die Möglichkeiten der Materialauswahl virtuell und interaktiv erleben können. Meiner Meinung nach führt der Weg klar in Richtung digitaler Bemusterung im Mieterausbau.

Welchen Rat würden Sie Unternehmen geben, die ähnliche Prozesse digitalisieren möchten?

Binden Sie Ihre Mitarbeitenden von Anfang an aktiv in den Prozess mit ein. Digitale Anwendungen müssen sich an den Bedürfnissen der Anwender orientieren – nicht umgekehrt. Es gilt, die Menschen zu begeistern, die täglich mit der neuen Lösung arbeiten sollen. Nur wenn sie den konkreten Mehrwert erkennen, werden sie Veränderungen auch willkommen heißen.

Wenn Sie die Immobilienbranche oder deren Zulieferer von morgen mit einem einzigen Wunsch beeinflussen könnten – was würden Sie sofort verändern?

Aus meiner Sicht sind ein leistungsfähiges CRM-System und eine gut gepflegte Produktdatenbank bzw. ein Warenwirtschaftssystem entscheidend. Damit lassen sich digitale Prozesse besser vernetzen und der Datenaustausch beschleunigen.

Herzlichen Dank für das Interview Frau Ambrosius